Det är väldigt vanligt att som företagare drabbas av kunder som inte betalar fakturan. Att driva in pengarna kan vara jobbigt och svårt, men med rätt tillvägagångssätt går det ofta att få de flesta kunderna att betala i slutändan. Det handlar om att ha visst tålamod, vara diplomatisk, men också våga använda de juridiska verktygen som finns till hands.
6 steg att följa när en kund inte betalar
I denna text kommer jag förklara hur du som företagare kan gå tillväga gentemot kunder som inte betalar.
Steg 1. Finns det ett tydligt avtal?
Att någon ska betala dig kräver att ni har någon form av avtal. Det kan vara muntligt eller skriftligt. Huvudsak är att det ska vara tydligt att du har gjort en affär med någon och att den personen är betalningsskyldig. Rent juridiskt är det alltid bäst att ha ett skriftligt avtal. Det behöver inte vara ett formellt papper utan det kan gott räcka med en mejltråd, sms-konversation eller (rekommenderas ej) att ni har skrivit ner villkoren på en servett.
Om du inte har ett skriftligt avtal är det väldigt bra om du har vittnen som var med när ni träffade den muntliga överenskommelsen.
Steg 2. Påminn din kund om betalning
Om din kund inte har betalat senast på förfallodatumet kan du vänligt påminna din kund om att tiden för betalning har förfallit och att du snarast vill få betalt. Påminn gärna några dagar efter förfallodatum så du ger din kund lite extra tid. Om din kund, exempelvis en vecka efter din första påminnelse fortfarande inte betalar, kan du med fördel skicka en andra påminnelse.
Vid den andra påminnelsen ska du gärna vara lite diplomatisk om du och din kund hade en god relation eller om transaktionen rör ett större värde. Fråga gärna din kund varför han eller hon inte har betalat än. Ibland kan det vara så enkelt som att din kund har drabbats av kortsiktiga likviditetsproblem. Om så är fallet är det bäst att ni kommer överens om en avbetalningsplan. Även denna ska helst vara i skrift.
Ifall din kund inte är lika viktig för dig är det efter den andra påminnelsen läge att gå till Kronofogden för ett betalningsföreläggande.
Steg 3. Agera om din kund bestrider fakturan
Om din kund skickar dig ett skriftligt meddelande om att han eller hon inte vill betala hela eller delar av fakturan, kallas det för ett bestridande. Det är också ett bestridande när kunden meddelar att han eller hon inte vill tillmötesgå betalningsföreläggandet.
Ifall du anser att kunden har helt eller delvis rätt är det smidigaste du kan göra att 1) åtgärda problemet och ändå få fullt betalt, eller 2) erbjuda prisavdrag.
Ibland händer det att kunder bestrider fakturor på falska grunder. I så fall bör du stå på dig och vidta rättsliga åtgärder. Det innebär att du måste gå raka vägen till domstolen för att kunna tvinga din kund att betala.
Steg 4. Undersök din kunds ekonomi
Om du inte redan gjort en kreditupplysning är det smart att försöka få en bättre bild över din klients finansiella situation och likviditet. Anledningen är att du måste kunna bedöma huruvida det är värt att driva en tvist i domstol eller ej. Om din klient är på väg mot konkurs kan det kosta mer än det smakar.
På allabolag.se är det exempelvis enkelt att till en mindre kostnad göra en kreditupplysning på ett företag.
Steg 5. Att förlikas i domstol
Att behöva lösa en tvist i domstol kostar tid och pengar. Det är däremot väldigt vanligt att man lyckas komma överens i en förlikning. Detta brukar begränsa kostnader och tidsåtgång betydligt. En förlikning kan träffas vid den så kallade ”muntliga förberedelsen”. Den muntliga förberedelsen är ett möte där både du och din motpart är med. Domaren försöker klargöra vilka ståndpunkter är och undersöka huruvida det är möjligt att få dig och din motpart att komma överens.
Det rekommenderas alltid att du har ett kunnigt och engagerat juridiskt ombud som hjälper dig. En jurist kan bedöma ditt juridiska läge och ge råd på vilka nivåer du bör gå med på en förlikning.
En stor fördel med att förlikas är du kan få betalt redan inom ett par veckor efter mötet. Även kostnaderna förblir mycket lägre än vid en huvudförhandling eftersom varje part är ansvarig för kostnaderna för sitt eget ombud.
Steg 6. Att få en vinnande dom
Det händer att man inte kan förlikas med sin motpart. Då är det extra viktigt att du och ditt juridiska ombud har tagit fram starkt bevismaterial och kallat eventuella relevanta vittnen.
I händelsen av att du vinner i domstol är din motpart skyldig att betala för dina kostnader för ditt juridiska ombud. Om du däremot förlorar domen är det du som ska betala hans eller hennes ombudskostnader. Även om du är säker på att domen kommer bli positiv bör du alltid ha en företagsförsäkring som täcker dina rättegångskostnader.
Rent tidsmässigt kan du förvänta dig att det kan ta upp till ungefär ett års tid från när stämningsansökan skickas in tills du får betalt. Den muntliga förberedelsen schemaläggs ofta tre till fyra månader efter att stämningsansökan gjordes.
--
Marcus Bäckström
Chefsjurist på Enkla Juridik
Om du inte kan betala p g a att din kund inte har betalat
En vanlig anledning till att småföretagare inte kan betala sina egna fakturor är för att deras kunder inte betalar sina. Det kan ställa till problem för den som har planer för tillväxt eller kanske rent av är beroende av att varenda enskild faktura betalas i tid. Hur gör jag då?
Vad beror det på?
Ofta beror sena betalningar på att kunden helt enkelt glömt eller missat att betala. Men det kan också finnas kunder som regelbundet betalar för sent. Det kan bero på att kunden saknar tillräckligt med likvida medel för att betala dig men kan också bero på att kunden prioriterar andra leverantörer framför dig.
Vilken anledningen än är, så skapar det problem för dig och ditt företag när du inte får betalt för varor eller tjänster som du levererat. I det här inlägget vill jag tipsa om hur du, för det första kan undvika att kunder inte betalar, och för det andra hur du kan agera om en kund inte betalar.
Först och främst – Lär känna din kund
I och med kreditmarknadens utveckling förväntar sig kunderna inte bara att kunna handla på kredit, utan också att ha möjlighet att välja mellan flera olika betallösningar. För att minska risken för att inte få betalt är det är viktigt att du vet vem du gör affärer med. Är du osäker på kundens betalningsförmåga bör du göra en kreditupplysning. Det kan också vara klokt att inte inledningsvis erbjuda kredit om du känner dig osäker.
Vårda kundrelationen
Företagare måste arbeta hårt för att skapa och bibehålla nöjda kunder. Att påminna kunder om deras åtaganden, såsom betalningar, och att ställa krav kan kännas besvärligt och tar mycket energi. I de flesta fall då en kund inte betalar beror det på rent slarv eller glömska, men det kan också bero på att kunden inte kan betala. Tydlighet och bra rutiner från ditt håll skapar förutsättningar för långvariga kundrelationer.
Några tips är att:
- Ha tydliga villkor för fakturor, dröjsmålsränta och utebliven betalning.
- Alltid ta kreditupplysning vid ny fakturaaffär.
- Att ha tydlig och konsekvent påminnelsehantering.
- Ta hjälp om kunden inte betalar.
- Påminn dig själv om att det inte är ditt fel om kunden inte betalar.
Vad kan du göra om en kund inte betalar?
Det är viktigt för ditt företags likviditet att få betalt för utfört arbete eller levererade produkter. För varje dag som en kund inte betalar en faktura till dig, lånar du i princip ut pengar gratis till kunden. Därför är det viktigt att du håller koll på dina utställda fakturor och agerar så snart du inte får betalt.
Du kan skicka direkt till Kronofogden
Det är viktigt att känna till att så snart en faktura förfallit kan du skicka ärendet till Kronofogden. Du har alltså inga som helst skyldigheter att vidta några andra steg på vägen. Däremot kan det vara klokt ur ett relations- och lönsamhetsperspektiv att gå lite långsammare fram. Därför ger jag tips om följande steg:
1. Kontakta kunden
Så snart en kund inte betalar bör du ta kontakt med kunden via telefon eller e-post för att ta reda på anledningen till att de inte har betalat. I de flesta fall stärker denna kontakt din relation med kunden eftersom du visar att kunden är viktig och att du bryr dig om denne. I detta steg kan du komma överens med kunden om en lösning som passar er båda.
2. Påminnelsehantering
Får du inte betalt efter att du kontaktat kunden är nästa steg är att skicka en betalningspåminnelse. Påminnelsen kan antingen skickas från dig eller från ett ombud, till exempel ett inkassobolag. En påminnelseavgift om 60 kronor tillkommer för kunden. Lägg så kort betalningstid som möjligt på påminnselsen. Undvik att inte skicka mer än en påminnelse då varje påminnelse blir mindre och mindre verkningslös. Du vänjer så att säga kunden att denne inte behöver betala.
3. Inkassokrav
Om du fortfarande inte fått betalt efter att du skickat en påminnelse bör du anlita ett inkassobolag för att skicka ett inkassokrav. En lagstadgad inkassoavgift om 180 kronor tillkommer för kunden. När du anlitar ett inkassobolag tar de över fordran och åtar sig att på bästa möjliga sätt, för dig och för din kund, se till att du får betalt. Rådgivarna på de flesta inkassobolag är utbildade för att bemöta personer i svåra situationer vilket gör att din kund får ett bra och respektfullt bemötande. Inkassobolaget kan med ditt godkännande komma överens med kunden om att till exempel dela upp betalningen och upprätta en amorteringsplan.
4. Inkassobolaget undersöker kreditvärdigheten
Om kunden inte betalar efter att ha fått ett inkassokrav genomför inkassobolaget en så kallad scoring där de undersöker kundens betalningsförmåga. Detta görs för att uppfylla god inkassosed, som kännetecknas av att hantera varje individ med respekt och utifrån dennes situation. Med utgångspunkt från scoringen tas beslut om nästa steg.
5. Kronofogden
Betalas inte fakturan, trots att kunden bedöms ha betalningsförmåga, går ärendet vidare till Kronofogden. Inkassobolaget har kontakt med Kronofogden.
6. Tvister
I vissa fall råder det oenighet kring leverans och betalning. Då kan ärendet gå vidare till domstol. Kolla med ditt inkassobolag om deras möjligheter att företräda dig i dessa situationer. De mer etablerade inkassobolagen har erfarna processjurister som är specialister på att denna typ av ärenden.
