Qred är ett bankaktiebolag med tillstånd att bedriva bankrörelse enligt lagen (2004:297) om bank- och finansieringsrörelse (”LBF”).
Bolagsstämman
Bolagsstämman är Qreds högst beslutande organ där aktieägarna utövar sin rösträtt och beslut fattas om bland annat balans-och resultaträkning i årsredovisningen, om ansvarsfrihet, styrelseledamöter för det kommande året, samt val av revisor.
Qreds styrelse ansvarar för Qreds organisation och förvaltning av dess angelägenheter i enlighet med bland annat Aktiebolagslagen, samt har det yttersta ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med god intern styrning och kontroll. Qreds interna styrning och kontroll formaliseras genom interna regelverk i form av policyer och instruktioner samt stödjande rutinbeskrivningar, processbeskrivningar och checklistor.
Styrelsen sammanträder minst fyra gånger om året och ska besluta om de interna reglerna för intern styrning och kontroll. medan VD ansvarar för att implementera det i Qreds verksamhet i linje med styrelsens anvisningar.
Styrelsen ansvarar också för att Qred bedriver sin verksamhet på ett etiskt ansvarsfullt och professionellt sätt, att intressekonflikter identifieras och hanteras på ett adekvat och lämpligt sätt samt att Qred upprätthåller en sund riskkultur.
Styrelsens ordförande leder styrelsens arbete och bevakar att styrelsen fullgör sina skyldigheter enligt Aktiebolagslagen och andra tillämpliga regler. Styrelsens ordförande ska genom kontakt med VD följa Qreds utveckling samt säkerställa att styrelsens ledamöter fortlöpande får den information de behöver för att följa Bolagets ställning, ekonomiska planering och utveckling.
Qreds styrelseordförande ansvarar för att årligen genomföra en lämplighetbedömning för att säkerställa att styrelseledamöter, VD och ledande befattningshavare vid var tid är enskilt lämpliga för sitt uppdrag. Detta innebär en bedömning om vederbörande:
Lämplighetsbedömningarna och dess resultat dokumenteras.
För att stödja styrelsen inom vissa specifika områden har styrelsen inrättat två kommittéer som ansvarar för att bereda beslutsunderlag i frågor som faller inom respektive kommittés ansvarsområde:
Ersättningskommitténs ledamöter utses årligen och består av styrelsens ordförande samt ytterligare en styrelseledamot. Ersättningsutskottet sammanträder två gånger per år och VD och andra ledande befattningshavare kan bjudas in att närvara vid mötena.
Risk- och revisionsutskottet sammanträder kvartalsvis inför styrelsemötet och består av 2-3 styrelseledamöter och 1-3 ledande befattningshavare från bolaget. En av utskottets ledamöter ska av styrelsen utses till utskottets ordförande. Minst en av utskottets ledamöter ska ha erfarenhet av att identifiera, bedöma och hantera risker av den storlek och komplexitet som bolaget och dess direkta och indirekta dotterbolag har och minst en av ledamöterna ska ha redovisnings- eller revisionskompetens.
Kommittéerna ska bistå styrelsen med expertis och utarbeta förslag, rådgivning och beredning av ärenden inom respektive område. Kommittéernas arbete regleras närmare i instruktioner.
Styrelsen utser Qreds VD, som har beslutanderätt i samtliga frågor som inte ska beslutas av styrelse eller bolagsstämma. VD ansvarar för den löpande förvaltningen enligt styrelsens anvisningar samt för sådana skyldigheter som ankommer VD enligt externa regelverk.
VD ansvarar för att policyer, instruktioner samt rutin- och processbeskrivningar implementeras och efterlevs i verksamheten och att alla medarbetare har tillgång till relevant dokumentation.
Bolagets VD har ett rådgivande forum, ledningsgruppen, med syfte att säkerställa att Bolagets verksamhet bedrivs på ett sunt och effektivt sätt. Ledningsgruppen ska i sitt arbete alltid beakta Bolagets och kundernas intressen. Ledningsgruppen ska normalt sammanträda vid behov men minst varje månad. VD är sammankallande och ordförande vid mötena, som ska ha en stående agenda och ska protokollföras.
Tre försvarslinjer
Qred tillämpar principen om tre försvarslinjer för att definiera var i organisationen ansvaret för samt kontroll över organisationens risktagande ska finnas.
Den första försvarslinjen utgörs av affärsverksamheten, inklusive VD, som ansvarar för och kontrollerar den dagliga riskhanteringen och regelefterlevnaden. Affärsverksamheten ansvarar även för att utföra kontroller av de processer som Qred tillämpar, i form av interna kontroller.
Den andra försvarslinjen utgörs av Funktionen för riskkontroll och Funktionen för compliance som bland annat övervakar, kontrollerar och rapporterar om Qreds risker och hur Bolaget följer interna och externa regelverk. Kontrollfunktionerna i den andra försvarslinjen är underställda VD och utgör i första hand VD:s oberoende kontrollorgan, men ska rapportera direkt till både styrelsen och VD.
Den tredje försvarslinjen utgörs av Funktionen för internrevision. Funktionen för internrevision är direkt underställd styrelsen och utgör styrelsens oberoende kontrollorgan. Genom den tredje försvarslinjen granskas och utvärderas första och andra försvarslinjerna.
Ersättningspolicy
Qred har en ersättningspolicy ("Policyn") vars syfte är att beskriva och fastställa principer för hur Bolagets ersättningssystem ska utformas, kontrolleras och löpande följas upp. Policyn ska vara förenlig med och främja en effektiv riskhantering och motverka överdrivet risktagande. Vidare ska policyn säkerställa att kundernas intressen inte påverkas negativt av bolagets incitamentsstruktur. Ersättningssystemet ska främja Qreds förmåga att attrahera och behålla kompetent personal samt bidra till att säkerställa att bolagets långsiktiga mål kan uppnås.
Styrelsen är ytterst ansvarig för ersättningspolicyns innehåll, upprättande, implementering och efterlevnad. Policyn ska regelbundet, minst årligen, ses över och vid behov uppdateras innan den godkänns av styrelsen. En riskanalys ska ligga till grund för styrelsens beslut att anta policyn. Styrelsen skall vidare besluta om:
Styrelsen har utsett en ersättningskommitté
Ersättningskommittén ansvarar för att, minst årligen, följa och utvärdera bolagets ersättningssystem samt bereda beslut i ersättningsfrågor inför styrelsens beslut. Vid uppföljningen av ersättningssystemet ska ersättningskomittén även övervaka utvecklingen av osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män.
Styrelsen ska, i förekommande fall, följa de ersättningsbeslut som fattas av årsstämman.
Bolaget ska årligen genomföra en riskanalys i syfte att identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. Analysen ska beakta alla risker som företaget är eller kan bli exponerat för, inklusive de risker som är förknippade med denna policy och företagets ersättningssystem. Analysen ska dokumenteras och bifogas denna policy. Ersättningskommittén ska granska riskanalysen innan policyn antas av styrelsen.
Allmänna principer
Bolagets ersättningssystem ska vara utformat på ett sätt som är förenligt med och främjar en sund och effektiv riskhantering och förhindrar överdrivet risktagande. Ersättningssystem ska uppmuntra anställda att prestera väl och hjälpa Bolaget att attrahera och behålla kompetenta medarbetare. Ersättningssystemet ska tillämpas på ett könsneutralt sätt.
Fast lön
Grunden för bolagets ersättningssystem är en fast lön. Den fasta lönen fastställs på rullande basis, där den första revisionen vanligtvis sker 12 månader efter anställningens början. Lönerevision skall som huvudregel ske en gång per år.
Medarbetares fasta lön ska bestämmas utifrån objektiva kriterier och vara marknadsmässig. Vid nyanställning ska den fasta lönen bestämmas med utgångspunkt i marknadsläget för motsvarande profil och det värde som den anställde förväntas tillföra Bolaget. Vid efterföljande lönerevisioner och vid byte av arbetsuppgifter skall en individuell bedömning ligga till grund för lönesättningen, baserad på parametrar som arbetsprestation, självständighet, initiativförmåga, ansvarstagande och personlig utveckling. Diskriminerande eller andra omotiverade skillnader mellan anställdas fasta löner får inte förekomma.
I samband med lönerevision skall lönesättande chef genomföra ett utvecklings- och lönesamtal med den anställde, där sambandet mellan arbetsuppgifter, arbetsresultat och prestation i övrigt samt löneutveckling klargörs för den anställde.
Semesterrätt fastställs i enlighet med gällande lagstiftning och individuellt i samband med anställning och lönerevision.
Styrelsen beslutar om rörlig ersättning till ledningsgruppen och anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på bolagets riskprofil. VD kan besluta om andra anställda (utanför ovan nämnda grupp) ska ha rätt att erhålla rörlig ersättning.
Bolaget tillämpar ett system med rörlig ersättning i form av prestationsbaserade bonusar för VD, ledningsgruppen samt flertalet funktioner och affärsenheter. Prestationsbaserade bonusar ska utformas på ett sätt som uppfyller kriterierna i detta avsnitt och Policyn i övrigt. Kriterierna för att erhålla rörlig ersättning ska baseras på Bolagets övergripande resultat samt den anställdes individuella resultat och resultatet för den affärsenhet där den anställde arbetar.
Den rörliga ersättningen skall baseras på:
Resultat som ligger till grund för beräkning av rörlig ersättning ska i huvudsak baseras på riskjusterade vinstmått. Bolaget ska beakta såväl nuvarande som framtida risker samt i bedömningen ta hänsyn till kostnaderna för det kapital och den likviditet som verksamheten kräver. Bolaget ska säkerställa att rörlig ersättning baseras på långsiktigt hållbara resultat genom att bedöma resultaten i ett flerårigt perspektiv.
Vidare ska bolagets underliggande konjunkturcykel och affärsrisker beaktas när den rörliga ersättningen godkänns och betalas ut.
Vid fastställandet av rörlig ersättning skall bedömningen av de anställdas individuella resultat och prestationer ta hänsyn till både finansiella och icke-finansiella faktorer. Bland de icke-finansiella faktorerna ska Bolaget bland annat beakta efterlevnad av interna regler, ansvarstagande, kundnöjdhet och tillvaratagande av kundernas intressen.
Om bolagets kontrollfunktioner för riskkontroll, regelefterlevnad och internrevision är anställda av bolaget och har rätt till rörlig ersättning, ska bolaget säkerställa att sådan ersättning fastställs på grundval av mål som är kopplade till varje kontrollfunktion, oavsett resultatet för de affärsområden som de granskar.
Bolaget ska säkerställa att eventuell rörlig ersättning inte påverkar bolagets förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller att vid behov stärka kapitalbasen.
Bolaget ska upprätthålla en rimlig balans mellan anställdas fasta och rörliga ersättning. Anställdas fasta ersättning ska alltid vara på en tillräckligt hög nivå för att den rörliga delen av ersättningen ska vara noll. Den totala rörliga ersättningen som anställda erhåller får aldrig vara på en nivå som riskerar att undergräva Bolagets kapitalbas och förmåga att generera ett positivt resultat på lång sikt. Den totala rörliga ersättningen till en anställd skall aldrig överstiga 100% av den anställdes årliga fasta ersättning. Bolagets säljfunktion, som är helt frikopplad från Bolagets kreditfunktion och kreditbeslut, är undantagen från ovanstående begränsning, men kan aldrig överstiga 100 000 kronor per månad i rörlig ersättning.
Bolaget ska som huvudregel inte lämna rörlig ersättning som är garanterad till någon anställd. Om det finns särskilda skäl får styrelsen besluta om garanterad rörlig ersättning till en anställd, dock endast i samband med nyanställning och endast under den anställdes första anställningsår.
Etiska riktlinjer och intressekonflikter
Qred har upprättat en etikpolicy i syfte att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett etiskt ansvarsfullt och professionellt sätt i linje med Qreds interna och externa regler. Syftet med denna policy är vidare att främja transparens, integritet och en företagskultur som skyddar Qreds verksamhet från korruption.
Policyn fastställer gemensamma standarder för att främja Qreds etiska förhållningssätt och för att underlätta för anställda i situationer där tillämpliga regler saknas eller innehåller begränsad vägledning.
Qred har upprättat en policy och en instruktion för hantering av intressekonflikter som kan uppstå i verksamheten.
Qreds medarbetare förväntas alltid agera i Qreds bästa intresse och utöva ett gott omdöme som inte påverkas av privata intressen eller delade lojaliteter.
Ingen medarbetare får delta i handläggningen av ett ärende eller fatta ett kreditbeslut som rör en närstående, en närståendes företag eller i övrigt när det kan finnas risk för jäv. En anställd får inte heller handlägga ärenden i vilka den anställde har ett personligt intresse eller ärenden i vilka ett sådant intresse finns hos anhörig till den anställde eller hos företag i vilket den anställde eller anhörig till den anställde har ett väsentligt intresse. I en sådan situation måste den anställde undantas från kredithandläggningen och kreditbeslutet.
Qreds anställda ska inte köpa varor eller tjänster från närstående parter utan föregående godkännande från VD, och VD ska inte köpa varor eller tjänster från närstående parter utan föregående godkännande från styrelsen.
