Ofta beror sena betalningar på att kunden helt enkelt glömt eller missat att betala. Men det kan också finnas kunder som regelbundet betalar för sent. Det kan bero på att kunden saknar tillräckligt med likvida medel för att betala dig men kan också bero på att kunden prioriterar andra leverantörer framför dig.
Vilken anledningen än är, så skapar det problem för dig och ditt företag när du inte får betalt för varor eller tjänster som du levererat. I det här inlägget vill jag tipsa om hur du, för det första kan undvika att kunder inte betalar, och för det andra hur du kan agera om en kund inte betalar.
Först och främst – Lär känna din kund
I och med kreditmarknadens utveckling förväntar sig kunderna inte bara att kunna handla på kredit, utan också att ha möjlighet att välja mellan flera olika betallösningar. För att minska risken för att inte få betalt är det är viktigt att du vet vem du gör affärer med. Är du osäker på kundens betalningsförmåga bör du göra en kreditupplysning. Det kan också vara klokt att inte inledningsvis erbjuda kredit om du känner dig osäker.
Vårda kundrelationen
Företagare måste arbeta hårt för att skapa och bibehålla nöjda kunder. Att påminna kunder om deras åtaganden, såsom betalningar, och att ställa krav kan kännas besvärligt och tar mycket energi. I de flesta fall då en kund inte betalar beror det på rent slarv eller glömska, men det kan också bero på att kunden inte kan betala. Tydlighet och bra rutiner från ditt håll skapar förutsättningar för långvariga kundrelationer.
Några tips är att:
- Ha tydliga villkor för fakturor, dröjsmålsränta och utebliven betalning.
- Alltid ta kreditupplysning vid ny fakturaaffär.
- Att ha tydlig och konsekvent påminnelsehantering.
- Ta hjälp om kunden inte betalar.
- Påminn dig själv om att det inte är ditt fel om kunden inte betalar.
Vad kan du göra om en kund inte betalar?
Det är viktigt för ditt företags likviditet att få betalt för utfört arbete eller levererade produkter. För varje dag som en kund inte betalar en faktura till dig, lånar du i princip ut pengar gratis till kunden. Därför är det viktigt att du håller koll på dina utställda fakturor och agerar så snart du inte får betalt.
Du kan skicka direkt till Kronofogden
Det är viktigt att känna till att så snart en faktura förfallit kan du skicka ärendet till Kronofogden. Du har alltså inga som helst skyldigheter att vidta några andra steg på vägen. Däremot kan det vara klokt ur ett relations- och lönsamhetsperspektiv att gå lite långsammare fram. Därför ger jag tips om följande steg:
1. Kontakta kunden
Så snart en kund inte betalar bör du ta kontakt med kunden via telefon eller e-post för att ta reda på anledningen till att de inte har betalat. I de flesta fall stärker denna kontakt din relation med kunden eftersom du visar att kunden är viktig och att du bryr dig om denne. I detta steg kan du komma överens med kunden om en lösning som passar er båda.
2. Påminnelsehantering
Får du inte betalt efter att du kontaktat kunden är nästa steg är att skicka en betalningspåminnelse. Påminnelsen kan antingen skickas från dig eller från ett ombud, till exempel ett inkassobolag. En påminnelseavgift om 60 kronor tillkommer för kunden. Lägg så kort betalningstid som möjligt på påminnselsen. Undvik att inte skicka mer än en påminnelse då varje påminnelse blir mindre och mindre verkningslös. Du vänjer så att säga kunden att denne inte behöver betala.
3. Inkassokrav
Om du fortfarande inte fått betalt efter att du skickat en påminnelse bör du anlita ett inkassobolag för att skicka ett inkassokrav. En lagstadgad inkassoavgift om 180 kronor tillkommer för kunden. När du anlitar ett inkassobolag tar de över fordran och åtar sig att på bästa möjliga sätt, för dig och för din kund, se till att du får betalt. Rådgivarna på de flesta inkassobolag är utbildade för att bemöta personer i svåra situationer vilket gör att din kund får ett bra och respektfullt bemötande. Inkassobolaget kan med ditt godkännande komma överens med kunden om att till exempel dela upp betalningen och upprätta en amorteringsplan.
4. Inkassobolaget undersöker kreditvärdigheten
Om kunden inte betalar efter att ha fått ett inkassokrav genomför inkassobolaget en så kallad scoring där de undersöker kundens betalningsförmåga. Detta görs för att uppfylla god inkassosed, som kännetecknas av att hantera varje individ med respekt och utifrån dennes situation. Med utgångspunkt från scoringen tas beslut om nästa steg.
5. Kronofogden
Betalas inte fakturan, trots att kunden bedöms ha betalningsförmåga, går ärendet vidare till Kronofogden. Inkassobolaget har kontakt med Kronofogden.
6. Tvister
I vissa fall råder det oenighet kring leverans och betalning. Då kan ärendet gå vidare till domstol. Kolla med ditt inkassobolag om deras möjligheter att företräda dig i dessa situationer. De mer etablerade inkassobolagen har erfarna processjurister som är specialister på att denna typ av ärenden.
Ladda ned infografik om inkasso!
Lycka till!
/Johan Trybom
Johan Trybom är försäljningschef på Lowell med fokus på små och medelstora företag. Han har en bakgrund inom bank och gedigen kunskap inom kreditmarknaden och försäljning. I sin roll är han van vid att prata med personer på olika funktioner med ekonomisk inblick.