Utlägg och vidarefakturering är två begrepp som bör kännas till när det kommer till bokföring då de hanteras på olika sätt, trots att det fungerar på nästan samma sätt.
Det är vanligt att företagare måste betala för en vara, och lägga ut pengar tills kunden har betalat sin slutfaktura. Detta kallas antingen för utlägg eller vidarefakturering. När du hamnar i dessa situationer finns momsregler man bör hålla koll på för att inte göra en felaktig faktura eller göra fel i bokföringen.
När uppstår dessa situationer?
Företag som arbetar mycket i projektform, såsom konsultbolag och byråer, hamnar ofta i sådana situationer. Det kan handla om tillfällen då de antingen betalar kostnader för kundens räkning eller projektkostnader som kunden i slutändan ska stå för. Dessa kostnader brukar man sedan fakturera kunden för när arbetsprocessen är slutförd. Det kan handla om till exempel resekostnader eller inköp av material.
Gällande bokföring kallas dessa situationer för antingen vidarefakturering eller utlägg. Det kan vara bra att vara medveten om skillnaden mellan dessa begrepp. Detta för att det faktiskt spelar roll i bokföringen och momsrapporten.
Vad är ett utlägg?
En betalning räknas som ett utlägg när det är kundens namn som står på fakturan. Alltså när fakturan är ställd till din kund och inte till dig. När du betalar den fakturan räknas det då som ett utlägg. I detta fall är det din kund som bär betalningsansvaret. Därmed är det din kund som har rätten att dra av momsen för den kostnaden. Utlägget belastar alltså inte din egen momsrapport. Man kan i princip säga att man betalar någon annans faktura. Detta bokförs normalt på balanskonton, och alltså inget avdrag för moms.
I detta fall fakturerar du din kund den summa som du själv betalat. Alltså utan att lägga till eller dra av moms på totalbeloppet. Utlägget redovisas inte som en kostnad i bokföringen. Det hanteras helt enkelt som ett vanligt utlägg i redovisningen inklusive moms.
Tips! Läs inlägget Avdrag som du som företagare INTE vill missa
Vad är vidarefakturering?
Det innebär att du köper en vara, och ditt företag står som ansvarig för betalning på fakturan. Sedan får du ersättning från kunden. Vidarefakturering är enklare att hantera i bokföringen.
Till skillnad från att ej bokföra momsen som i ett utlägg, så redovisas köpet precis som vanligt och du bokför momsen som står på fakturan. I detta fall bokförs fakturan du betalat som en kostnad. När du sedan ska fakturera kostnaden vidare till kunden lägger du till priset för varan exklusive moms. Därefter väljer du samma momssats som resterande artiklar på fakturan ska ha. Om artiklarna på fakturan har olika momssatser väljer du den högsta.
Det är lätt att blanda ihop de två begreppen
För att inte glömma bort skillnaden mellan utlägg och vidarefakturering kan du tänka att när kunden står som betalningsansvarig så handlar det om ett utlägg. Så när du betalar en faktura som det inte står ditt eller ditt företags namn på så lägger du ut pengar åt din kund. Alltså är det ett utlägg. När fakturan istället står adresserad till dig så handlar det om vidarefakturering. Den största skillnaden på utlägg och vidarefakturering är sättet momsen behandlas, och hur du bokför det.
Tips! Läs inlägget solidariskt betalningsansvar
Vad är bäst att använda sig av?
Generellt sett är det enklare att använda sig av vidarefakturering då du inte behöver frångå den vanliga bokföringsrutinen. Därav kan det vara bra att ibland se över hur eventuella underleverantörer skickar sina fakturor till dig. Det kan även vara bra att komma överens med kunder att de betalar eventuella projektkostnader direkt. Tänk på att utlägg inte räknas som omsättning då det inte bokförs som en kostnad. På skatteverkets hemsida kan du läsa mer om utlägg och vidarefakturering.
Frågor och svar om utlägg och vidarefakturering
1. Vad är det specifika momssatserna för utlägg och vidarefakturering, och hur påverkar dessa momssatser företagarens momshantering och bokföring?
De specifika momssatserna för utlägg och vidarefakturering är inte specificerade i artikeln. Det kan variera från år till år och du bör därför ta kontakt med din redovisningskonsult. Det finns därför ingen direkt information om hur dessa momssatser påverkar företagarens momshantering och bokföring.
2. Finns det några lagliga eller skattemässiga begränsningar eller risker för företagare att ta hänsyn till när det gäller användningen av utlägg eller vidarefakturering?
När det gäller användningen av utlägg och vidarefakturering finns det potentiella lagliga och skattemässiga aspekter som företagaren bör vara medveten om. Det kan inkludera regler för momsredovisning, skattereduktioner och avdragsgilla kostnader. Att inte korrekt hantera utlägg eller vidarefakturering kan resultera i felaktig bokföring eller momsrapportering, vilket kan leda till skattekonsekvenser och potentiella sanktioner från skattemyndigheten.
3. . Vilka alternativa strategier kan företagare använda för att effektivt hantera utlägg och vidarefakturering i sin bokföring och momsrapportering, utöver de som redan nämns i artikeln?
Förutom de strategier som redan nämns i artikeln kan företagare överväga att diskutera med sin revisor eller skatterådgivare för skräddarsydda råd och lösningar som passar deras specifika situation. Det kan också vara fördelaktigt att använda sig av moderna bokföringsverktyg och programvara som kan automatisera och förenkla hanteringen av utlägg och vidarefakturering, samt integrera med andra delar av företagets ekonomihantering för att effektivisera processerna och minimera risken för felaktigheter.
-
